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无限风光在“云端”
来源:水电基础局 作者:文/王婉铭 陈静 图/贾艳 时间:2020-11-17 字体:[ ]

曾经会议资料名目繁多,厚厚一摞;如今装进手机,扫码即看。曾经机关餐厅人声嘈杂,浪费难免;如今井然有序,绿色节俭。曾经项目管理步调不一,效率参差;如今异地同步,扁平高效……在水电基础局三公司,一场以业务数字化、管理数字化为手段的变革正悄然发生,顺应新发展阶段,探索新管理模式,科技为墨、创新为笔,绘就着一幅立足长远、主动求变、以点带面,引领示范的管理提升新图景。 

职代会“码”上观看

 “就一张纸?会议资料呢?”今年6月,三公司职代会签到处,举着手中空荡荡的资料袋,参会代表发出疑问。“您看这个二维码,手机扫一扫,资料全都有。”在会务人员的解释下,代表们拿出手机,对着资料袋中唯一的一张纸扫了扫,惊奇地看到,屏幕上所有会议资料整齐排列,一个不落。

一改往年传统,三公司今年的职代会使用了“云”文件存储技术,事先把300多页的职代会各项报告转化为PDF电子文件,传输到办公“云”空间,只需手机扫描二维码,就能在线阅读,划重点,做批注,还能下载保存到手机里,参会代表体验到“无纸化”的便捷。

“往年开完会回项目,会议资料一大袋,挺沉的,不方便。”把职代会“藏”入二维码,减轻出行负担,这是桐子林项目的参会代表刘付最切身的感受。“云”存储拓展了会议材料的阅读场景,掏出手机,随时随地翻出工作报告,对照年度工作重点,调整当下工作重心,切实发挥指引航向的作用。

“今年真是头一次,轻轻松松开完会。”变化引发了三公司党群工作部副主任贾艳的感慨。“经济账很划算。”往年职代会,每次打印装订纸质资料七八本,平均每份百余元。今年参会代表80人,光是纸张、墨盒的消耗,就节省了近万元。

党群工作部是职代会主要筹办部门之一,作了13年职代会会务工作的贾艳感觉到,这次变革带来了更为明显的人力成本节约。职代会是开年“重头戏”“定盘星”,筹办时千头万绪,大量数据资料汇总整理,各部门协作时沟通配合,会务人员提前一个多星期就开始作相应准备。文件排序、确认人数、打印装订、分类装袋,就这几个环节,需要好几个人连轴转,经常加班到深夜。有时资料繁多,稍不注意,比如分拣文件时一份出错,可能所有都要从头再来。

小小二维码,带来大变化。这变化背后,体现着三公司在数字化转型浪潮袭来时主动应战的思路举措。“变革时代最大的危险不是变革本身,而是仍然用过去的逻辑做事。”如何转变旧的思维模式,借助数字化赋能管理,成为三公司经理李文书一直以来思考的命题。特别是新技术在今年抗击新冠肺炎疫情和复工复产中所发挥出的巨大作用和价值,让他感到震撼,更多是紧迫。

于是,今年职代会上的二维码,成为三公司撬动全局的管理提升数字化转型支点。

扫码“云”签到,在线“云”评测……更多的变化发生在职代会会场。“‘云’签到避免了人员排队。‘云’评测同步就能出结果,再也不用五六个人反复核对统计。”三公司党群工作部主任王新涛介绍到,“二维码在项目上也得到了推广。接下来我们将全面推行PPT在线汇报和其他数字化办公方式。” 

“小盒子”里管餐厅 

中午用餐时分,三公司机关餐厅人流有序,安静舒适。“您的午餐为A餐,请按照餐位牌自助取餐。”伴随着提示音,女职工侯月珂“刷脸”取餐,按号就坐,品尝美味的藿香鲫鱼套餐。

在她的印象里,就在今年初,餐厅还是另一番景象。一到餐点,用餐人员熙熙攘攘,热闹但也嘈杂。三菜一汤的桌餐制,经常遇到人少要凑人,人多菜不够。

改变这一切的,是一个小小的白色方盒。小盒子里的“云报餐”系统,成为餐厅管理的“智慧大脑”。

“云报餐”嵌入企业微信移动办公平台,可以无缝连接企业微信、食堂管理员和职工个人微信多个终端。针对不同口味和饭量,管理员预先上传多种套餐供选择,用餐人员提前在自己手机上轻轻一点,后台自动收集用餐人数和套餐种类,食堂工作人员既可精确准备餐食,还能动态化调整,宛如“私人订制”。

“桌餐最大的问题,就是人员不固定,要么不够吃,要么面临浪费。” 三公司经理工作部主任张娜面对这个难题,皱起了眉头。

员工临时出差、客人突然到访,更不用说每年各种会议、活动,人数变动频繁,人员统计很难实时掌握。备餐也只能粗算,看到浪费心疼不已。如今,小盒子发挥大作用,张娜眉头舒展,露出笑容。“每天的食材数量,系统自动整理上报,订多少做多少,杜绝了舌尖上的浪费。光是上半年的成本费用,就同比降低了25%。”

更让张娜舒心的是,“云”点餐+刷脸取餐避免了因排队拥挤有可能带来的病毒传播风险,在餐厅筑起一道守护职工生命健康安全的“数字屏障”。

数字化工具提升管理效能,降本增效带来的显著效果,催生出“自带光环”的辐射力。目前,三公司所属各项目部推广应用,反响良好。“以前每到月底,统计容易乱,现在后台自动就算得清清楚楚。到了月底,我就能当‘甩手掌柜’了。”工作量减轻,这让重庆项目的食堂管理人员徐会很是开心。

“自从新餐厅开了张,我去的次数也多了。”每天吃上自己爱吃的饭菜,对项目员工张强来说,普通的工作餐也开始有了“小确幸”的味道。

“数字经济时代的转型升级时不我待,只有坚持‘改革、创新、融入、超越’,才能科学应变,始终挺立潮头。”正如三公司党委书记夏洪华所预料,机关在管理提升方面先行先试的一项项举措,如同根植于数字化沃土的一粒粒种子,显现着指引方向的旗帜作用。 

例会开在“云端”上

 “湘河项目已签到。”

“龙岗项目已签到。”

“泸定项目已签到。”……

早上八点半,三公司经理李文书像往常一样拿出手机,打开三公司“标准化建设群”,一阵连续的签到声响起,紧张忙碌的一天开始了。

“标准化建设群”里有120余人,成员囊括了三公司领导班子、10个机关职能部门负责人,以及“绝对主角”——18个在建项目的项目经理。项目经理各自召集本项目日例会,安排当天工作,处理突发问题,随后在“标准化建设群”里“云”签到。项目部层面难以解决或需要协调的问题,第一时间从基层一线原汁原味传回机关本部,领导班子和相关职能部门在线“会诊”,集体“把脉”,当场解决。

以往遇到问题,从项目基层到领导决策,管理层级多,信息流转慢,决策链条长,影响项目高效履约,成为制约三公司管理提升的堵点和痛点。这些难点,在“云”会议面前有了新的出口。

福建水口项目部经理梁超感触最为直观。“现在项目上报问题第一时间就能反馈,我们执行起来也更高效。每天的例会倒逼我们会前梳理,会后总结,管理思路更加清晰完善。”

传统金字塔管理体系运行多年,弊端日益显露,早已引发三公司决策者求变之心。年初疫情突发而至,“无接触”办公迫在眉睫,如同一剂加速变革的催化剂,推动组织机构扁平化的“云”会议应时而生,担当起破解瓶颈优化管理的“关键一招”。

数字化构建新体系,效率提升激活管理潜能。“以前需要一两天的事情,现在半天就解决了。”三公司人力资源部王月茹的感受,道出了职能部门普遍的心声。

虽然会议在“云端”,但各项工作依然扎扎实实,在线下开展得有声有色。异地参会、在线学习、同步讨论,“云”会议彻底打破时空限制,夯实基础支撑,重构管理链路,为企业管理赋能增值。

以管理提升为切入点,以点带面,实现企业发展系统能力全面升级全面创新的思路,在实践中得到了初步验证。示范引领之下,深圳龙岗项目面对点多面广的施工管理难题,采用新思路,借助新工具,“智慧工地”建设颇有成效,施工进度质量屡获表彰,数字化转型在基层焕发出勃勃生机为三公司的发展提档加速。

“创新就是生产力。新技术催生新机遇,新模式激发新动能。从单点到系统,以量变求质变,我们将沿着创新这条道路勇往直前,让创新成为高质量建成‘国内领先、世界一流’基础工程公司的最强引擎。”“十四五”目标在前,第二个百年目标大幕初启,这是三公司经理李文书的坚决信心,更是全体水电基础人的坚定信念。

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